E-RECHNUNG AB 2027: DER POSTEINGANG WIRD LESBAR

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Der Satz steht so beim Bundesfinanzministerium, und er ist der wichtigste der ganzen Reform. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz in einem strukturierten Format, den eine Software ohne menschliches Zutun lesen kann. Das PDF im Anhang, das heute in den meisten Postfächern landet, gehört nicht dazu.

Für Betriebe heißt das zweierlei. Eine Pflicht, die näher rückt. Und ein Rechnungseingang, der sich zum ersten Mal ohne Abtippen organisieren lässt.

Was gilt, und ab wann

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen. Kleinere dürfen bis Ende 2027 beim bisherigen Verfahren bleiben.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Rechnungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern. Anerkannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Was sich im Posteingang ändert

Für die meisten Betriebe beginnt die Umstellung nicht beim Schreiben, sondern beim Empfangen. Der Großhändler mit mehr als 800.000 Euro Umsatz schickt ab Januar 2027 eine E-Rechnung statt eines PDFs. Kommt sie als XRechnung, zeigt der Doppelklick nur Quelltext. Wer sie ausdruckt, um sie wie bisher abzutippen, hat das Prinzip umgedreht.

Der eigentliche Wert liegt im Datensatz selbst. Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung und Positionen stehen dort bereits als Felder. Niemand muss sie mehr aus einem Bild herauslesen. Für eine Automatisierung ist das der Unterschied zwischen Raten und Ablesen.

Warum jetzt der günstigste Moment ist

Der Rechnungseingang ähnelt sich in fast jedem Betrieb: Rechnung kommt an, wird geprüft, freigegeben, gebucht, bezahlt, abgelegt. Bisher hing jede Automatisierung an der Frage, wie zuverlässig eine Software ein PDF ausliest. Mit der E-Rechnung entfällt dieser Schritt für einen wachsenden Teil der Rechnungen.

Wer seinen Rechnungseingang bis 2027 ohnehin anfassen muss, kann ihn bei der Gelegenheit so bauen, dass er die Prüfarbeit übernimmt. Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Zuordnung zur Kostenstelle, Weitergabe an Buchhaltung oder Steuerberater. Die Umstellung kostet so oder so Zeit. Offen ist nur, ob danach derselbe Ablauf mit neuem Dateiformat steht oder ein kürzerer.

Wo das PDF bleibt

Ganz verschwinden wird es nicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen von Kleinunternehmern und von Lieferanten aus dem Ausland fallen nicht unter die Pflicht. Die Tankquittung, der Ein-Mann-Betrieb, der Onlineshop in den Niederlanden: Sie schicken weiter PDF oder Papier.

Hier kommt KI ins Spiel. Ein Sprachmodell liest Rechnungsnummer, Beträge und Steuersatz aus einem PDF oder einem Foto und legt sie in dieselben Felder, die eine E-Rechnung von Haus aus mitbringt. Danach laufen beide Wege durch denselben Ablauf. Ihr Team prüft nur noch die Fälle, in denen die Software unsicher ist. Läuft das Modell auf einem Server in Deutschland oder bei Ihnen im Haus, verlassen die Rechnungsdaten die EU nicht. Die Unterschiede beider Wege beschreibt der Artikel lokal oder EU-Cloud.

Drei Schritte für die nächsten Monate

Zählen. Erfassen Sie einen Monat lang, wie viele Eingangsrechnungen kommen und in welcher Form: Papier, PDF, E-Rechnung. Fragen Sie Ihre fünf größten Lieferanten, ab wann sie umstellen. Danach wissen Sie, wie groß der Hebel ist.

Software prüfen. Klären Sie mit dem Anbieter Ihrer Buchhaltungs- oder ERP-Software und mit Ihrem Steuerberater, ob XRechnung und ZUGFeRD eingelesen und ordnungsgemäß archiviert werden.

Ablauf aufschreiben. Wer prüft, wer gibt frei, wann wird gebucht, wo wird abgelegt. Erst wenn das auf einer Seite steht, lohnt sich die Frage, welcher Teil automatisch laufen kann. Was das kostet und wie sich der Aufwand gegenrechnen lässt, steht im Artikel Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?.

Das neue Format kommt ohnehin. Der kürzere Ablauf nicht von allein.

Quellen

Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Stand 23. März 2026. BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung. Stand der Angaben: 5. Oktober 2026.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine Orientierungshilfe und keine Steuerberatung. Wie die Umstellung in Ihrem Betrieb aussieht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.