KI-AUTOMATISIERUNG
FÜR DEN MITTELSTAND
FÜR DEN MITTELSTAND
Wir bauen KI, die Ihre Routineaufgaben übernimmt: individuell, DSGVO-konform, auf Wunsch komplett lokal bei Ihnen im Haus.
WO KI IN IHREM BETRIEB
WIRKLICH HILFT
Es sind immer dieselben Verdächtigen, die Zeit fressen: E-Mails, Belege, Terminabstimmung, Angebote, Dokumentation. Genau dort setzen wir an.
Das digitale Gedächtnis
Ihr Firmenwissen, sofort abrufbar. Die KI kennt Ihre Handbücher, Angebote und Prozessbeschreibungen und beantwortet Fragen Ihres Teams in Sekunden. Statt zwanzig Minuten Ordner durchsuchen: eine Frage, eine Antwort, mit Quelle.
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Fragen zu internen Dokumenten beantworten
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Angebote und Verträge wiederfinden
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Onboarding neuer Mitarbeiter beschleunigen
Der unsichtbare Kollege
Automatisierte Workflows übernehmen die Übertragungsarbeit zwischen Ihren Systemen. E-Mails werden sortiert, Daten ins richtige System übertragen, nichts bleibt im Postfach liegen. Zuverlässig und nachvollziehbar, auch nachts um drei.
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E-Mail-Eingang sortieren und beantworten
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Vorgänge automatisch im CRM anlegen
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Daten zwischen ERP, CRM und Tabellen synchronisieren
Rechnungen & Belege
Belege kommen als PDF, Foto oder Mail-Anhang. Die KI liest Beträge, Positionen und Absender aus, ordnet alles zu und übergibt es an Ihre Buchhaltung oder Rechnungssoftware. Vorbereitet statt abgetippt.
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Eingangsrechnungen auslesen und zuordnen
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Belege für die Buchhaltung vorbereiten
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Rechnungs- und Kundendaten synchron halten
Angebote & Dokumente
Wiederkehrende Dokumente entstehen automatisch aus Ihren Daten: Angebotsentwürfe im Firmenlayout, Berichte, Protokolle. Ihr Team prüft und verschickt, statt zu formatieren.
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Angebotsentwürfe aus Anforderungen erstellen
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Berichte aus Systemdaten zusammenstellen
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Besprechungsnotizen in Protokolle verwandeln
Termine & Koordination
Terminfindung, Erinnerungen und Nachfassen laufen im Hintergrund. Die KI schlägt Termine vor, bestätigt sie und erinnert alle Beteiligten. Das E-Mail-Pingpong entfällt.
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Termine vereinbaren und verschieben
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Kunden automatisch erinnern
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Nachfassen, wenn Antworten ausbleiben
Anfragen & Lead-Qualifizierung
Neue Anfragen werden strukturiert erfasst, mit den wichtigsten Infos angereichert und landen sortiert im CRM. Ihr Vertrieb ruft vorbereitete Kontakte an statt kalte Listen.
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Webformular-Anfragen strukturiert aufnehmen
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Anfragen bewerten und priorisieren
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Vollständige Übergabe ans CRM
IHRE SOFTWARE
IST SCHON BEREIT
Outlook, Teams, Excel, HubSpot, Pipedrive, Slack: Die gängige Business-Software bringt fertige Schnittstellen mit und ist damit längst automatisierungsfähig.
Wir prüfen Ihre vorhandenen Systeme und Schnittstellen. Gemeinsam klären wir, welche Anbindungen und Anpassungen für Ihren gewünschten Arbeitsablauf nötig sind.
WIE LÄUFT DIE EINFÜHRUNG AB?
Wir starten klein und beweisen den Wert am echten Prozess. Keine monatelangen IT-Projekte, keine Umstellung Ihrer Systeme.
Erstgespräch
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und finden den Prozess, bei dem Automatisierung am meisten Zeit spart. Unverbindlich und ohne Fachchinesisch.
Erster Workflow
Wir bauen einen ersten, funktionierenden KI-Workflow für genau diesen Bereich. Sie sehen Ergebnisse am echten Prozess, bevor Sie sich für mehr entscheiden.
Ausbau & Betrieb
Läuft der erste Workflow, bauen wir Schritt für Schritt aus. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung und Überwachung als Managed Service, oder wir schulen Ihr Team.
Ihr Team soll das selbst können? Zur KI-Schulung
Läuft das wirklich? Läuft.
Die E-Mail-Vorsortierung mit CRM-Übergabe läuft bei einem Mannheimer Industriebetrieb, automatische Angebotserstellung und der Abgleich zwischen CRM und Rechnungssoftware bei einem Energieberatungsunternehmen aus dem Rhein-Neckar-Kreis.
Zu den ProjektaktenIhre Daten bleiben Ihre Daten
Wir bieten den Betrieb vollständig lokal auf Ihrer eigenen Hardware an. Für Cloud-Lösungen nutzen wir Server in Deutschland, etwa bei Hetzner oder Contabo, und LLMs mit Datenverarbeitung in Europa. Beide Varianten setzen wir DSGVO-konform um.
Welche Architektur wann passt: lokal oder EU-Cloud im Vergleich.
Häufige Fragen zur KI-Automatisierung
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung verbindet klassische Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz: Software übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie das Sortieren von E-Mails, das Auslesen von Rechnungen oder das Beantworten von Standardanfragen und trifft dabei Entscheidungen, für die bisher ein Mensch nötig war. Für den Mittelstand heißt das: Routinearbeit läuft im Hintergrund, Ihr Team kümmert sich um das, was Umsatz bringt.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung oder neue Software?
Eine eigene IT-Abteilung ist keine Voraussetzung. Wir prüfen Ihre vorhandenen Programme und Schnittstellen und klären gemeinsam, welche Anbindungen und Anpassungen für den gewünschten Ablauf nötig sind. Auf Wunsch übernehmen wir auch den Betrieb.
Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
Wir bieten den Betrieb vollständig lokal auf Ihrer eigenen Hardware an. Für Cloud-Lösungen nutzen wir Server in Deutschland, etwa bei Hetzner oder Contabo, und LLMs mit Datenverarbeitung in Europa. Beide Varianten setzen wir DSGVO-konform um.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Wir starten bewusst klein: Im Erstgespräch finden wir den Prozess mit dem größten Hebel, danach erhalten Sie ein konkretes Angebot für einen ersten Workflow. So bleibt die Investition überschaubar und das Ergebnis messbar.
Vor Ort im Einsatz, von Ketsch aus über die B36 in rund 20 Minuten in Mannheim und in 25 Minuten in Heidelberg: KI-Automatisierung in Mannheim und in Heidelberg.
Zum Nachlesen: Was kostet KI-Automatisierung?
Kontakt
FINDEN SIE IHREN HEBEL.
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, wo Automatisierung sich lohnt und wo nicht.
15 bis 20 Minuten, ehrliche Einschätzung, kein Verkaufsskript
Zuletzt aktualisiert: 6. Oktober 2026