KI-AUTOMATISIERUNG
FÜR DEN MITTELSTAND
Wir bauen KI, die Ihre Routineaufgaben übernimmt: individuell, DSGVO-konform, auf Wunsch komplett lokal bei Ihnen im Haus.
WO KI IN IHREM BETRIEB
WIRKLICH HILFT
Es sind immer dieselben Verdächtigen, die Zeit fressen: E-Mails, Belege, Terminabstimmung, Angebote, Dokumentation. Genau dort setzen wir an.
Laut Bitkom-KI-Studie 2026 nutzen 41 % der deutschen Unternehmen KI, weitere 48 % planen den Einsatz.
Das digitale Gedächtnis
Ihr Firmenwissen, sofort abrufbar. Die KI kennt Ihre Handbücher, Angebote und Prozessbeschreibungen und beantwortet Fragen Ihres Teams in Sekunden. Statt zwanzig Minuten Ordner durchsuchen: eine Frage, eine Antwort, mit Quelle.
- Fragen zu internen Dokumenten beantworten
- Angebote und Verträge wiederfinden
- Onboarding neuer Mitarbeiter beschleunigen
Der unsichtbare Kollege
Automatisierte Workflows übernehmen die Übertragungsarbeit zwischen Ihren Systemen. E-Mails werden sortiert, Daten ins richtige System übertragen, nichts bleibt im Postfach liegen. Zuverlässig und nachvollziehbar, auch nachts um drei.
- E-Mail-Eingang sortieren und beantworten
- Vorgänge automatisch im CRM anlegen
- Daten zwischen ERP, CRM und Tabellen synchronisieren
Rechnungen & Belege
Belege kommen als PDF, Foto oder Mail-Anhang. Die KI liest Beträge, Positionen und Absender aus, ordnet alles zu und übergibt es an Ihre Buchhaltung oder Rechnungssoftware. Vorbereitet statt abgetippt.
- Eingangsrechnungen auslesen und zuordnen
- Belege für die Buchhaltung vorbereiten
- Rechnungs- und Kundendaten synchron halten
Angebote & Dokumente
Wiederkehrende Dokumente entstehen automatisch aus Ihren Daten: Angebotsentwürfe im Firmenlayout, Berichte, Protokolle. Ihr Team prüft und verschickt, statt zu formatieren.
- Angebotsentwürfe aus Anforderungen erstellen
- Berichte aus Systemdaten zusammenstellen
- Besprechungsnotizen in Protokolle verwandeln
Termine & Koordination
Terminfindung, Erinnerungen und Nachfassen laufen im Hintergrund. Die KI schlägt Termine vor, bestätigt sie und erinnert alle Beteiligten. Das E-Mail-Pingpong entfällt.
- Termine vereinbaren und verschieben
- Kunden automatisch erinnern
- Nachfassen, wenn Antworten ausbleiben
Anfragen & Lead-Qualifizierung
Neue Anfragen werden strukturiert erfasst, mit den wichtigsten Infos angereichert und landen sortiert im CRM. Ihr Vertrieb ruft vorbereitete Kontakte an statt kalte Listen.
- Webformular-Anfragen strukturiert aufnehmen
- Anfragen bewerten und priorisieren
- Vollständige Übergabe ans CRM
IHRE SOFTWARE
IST SCHON BEREIT
Outlook, Teams, Excel, HubSpot, Pipedrive, Slack: Die gängige Business-Software bringt fertige Schnittstellen mit und ist damit längst automatisierungsfähig. Der Katalog unserer Automatisierungsplattform n8n zählt über 1.800 fertige Integrationen.
Und was dort fehlt, verbinden wir per API: Branchenlösungen, ältere Systeme, Eigenentwicklungen. Sie wechseln keine Software. Wir bauen die KI um Ihre Werkzeuge herum, nicht umgekehrt.
DER KI-TELEFONASSISTENT
Ein KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf entgegen, auch nachts, am Wochenende und wenn alle Leitungen belegt sind. Er beantwortet Standardfragen, nimmt Rückrufwünsche auf und vereinbart Termine. Komplexe Anliegen landen mit allen Infos bei Ihrem Team. Kein Anruf geht mehr ins Leere, kein Kunde landet in der Warteschleife.
Und anders als bei den Bot-Anbietern von der Stange gibt es bei uns kein One-size-fits-all: Der Assistent wird auf Ihre Abläufe, Ihre Ansagen und Ihre Systeme zugeschnitten. Umfang und Preisgestaltung richten sich nach Ihrem Bedarf.
- Anrufprotokoll · 24/7
- Nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen
- Beantwortet Standardfragen zu Leistungen und Terminen
- Vereinbart und verschiebt Termine
- Leitet komplexe Anliegen mit Kontext an Ihr Team weiter
- Spricht mehrere Sprachen
WIE LÄUFT DIE EINFÜHRUNG AB?
Wir starten klein und beweisen den Wert am echten Prozess. Keine monatelangen IT-Projekte, keine Umstellung Ihrer Systeme.
Erstgespräch
Wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und finden den Prozess, bei dem Automatisierung am meisten Zeit spart. Unverbindlich und ohne Fachchinesisch.
Erster Workflow
Wir bauen einen ersten, funktionierenden KI-Workflow für genau diesen Bereich. Sie sehen Ergebnisse am echten Prozess, bevor Sie sich für mehr entscheiden.
Ausbau & Betrieb
Läuft der erste Workflow, bauen wir Schritt für Schritt aus. Auf Wunsch übernehmen wir Wartung und Überwachung als Managed Service, oder wir schulen Ihr Team.
Ihr Team soll das selbst können? Zur KI-Schulung
Läuft das wirklich? Läuft.
Die E-Mail-Vorsortierung mit CRM-Übergabe läuft bei einem Mannheimer Industriebetrieb, automatische Angebotserstellung und der Abgleich zwischen CRM und Rechnungssoftware bei einem Energieberatungsunternehmen aus dem Rhein-Neckar-Kreis.
Zu den ProjektaktenIhre Daten bleiben Ihre Daten
Jede Lösung läuft wahlweise in ISO-27001-zertifizierten EU-Rechenzentren (Hetzner, Standorte in Deutschland und Finnland) oder komplett lokal auf eigener Hardware bei Ihnen im Haus. Wir setzen auf Wunsch ausschließlich lokale KI-Modelle ein, bei denen keine Daten Ihr Unternehmen verlassen. Mit dieser Haltung sind wir nicht allein: Laut IONOS/YouGov-Studie 2026 misstrauen 53 % der deutschen KMU außereuropäischen KI-Anbietern. Details regeln wir transparent im Projekt, inklusive Auftragsverarbeitung nach DSGVO.
Welche Architektur wann passt: lokal oder EU-Cloud im Vergleich.
HÄUFIGE FRAGEN ZUR
KI-AUTOMATISIERUNG
Was ist KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung verbindet klassische Prozessautomatisierung mit künstlicher Intelligenz: Software übernimmt wiederkehrende Aufgaben wie das Sortieren von E-Mails, das Auslesen von Rechnungen oder das Beantworten von Standardanfragen und trifft dabei Entscheidungen, für die bisher ein Mensch nötig war. Für den Mittelstand heißt das: Routinearbeit läuft im Hintergrund, Ihr Team kümmert sich um das, was Umsatz bringt.
Welche Aufgaben übernimmt ein KI-Telefonassistent?
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Aufträgen, nimmt Rückrufwünsche auf und vereinbart Termine. Komplexe Anliegen leitet er mit allen Informationen an Ihr Team weiter. Er ist rund um die Uhr erreichbar und spricht mehrere Sprachen.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung oder neue Software?
Nein. Wir bauen die Automatisierung um Ihre bestehenden Systeme herum, egal ob Microsoft Teams, Outlook, SAP oder ein Branchen-CRM. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen, die KI arbeitet im Hintergrund zu.
Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
Sie entscheiden, wo Ihre Daten verarbeitet werden: in ISO-27001-zertifizierten EU-Rechenzentren (wir hosten bei Hetzner in Deutschland und Finnland) oder komplett lokal auf eigener Hardware bei Ihnen im Haus. Wir arbeiten DSGVO-konform und setzen auf Wunsch ausschließlich lokale KI-Modelle ein, bei denen keine Daten das Unternehmen verlassen.
Was kostet KI-Automatisierung?
Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Wir starten bewusst klein: Im Erstgespräch finden wir den Prozess mit dem größten Hebel, danach erhalten Sie ein konkretes Angebot für einen ersten Workflow. So bleibt die Investition überschaubar und das Ergebnis messbar.
Vor Ort im Einsatz, von Ketsch aus über die B36 in rund 20 Minuten in Mannheim und in 25 Minuten in Heidelberg: KI-Automatisierung in Mannheim und in Heidelberg.
Zum Nachlesen: Was kostet KI-Automatisierung? und der KI-Telefonassistent im Detail.
FINDEN SIE IHREN HEBEL.
Im Erstgespräch schauen wir auf Ihre Abläufe und sagen Ihnen ehrlich, wo Automatisierung sich lohnt und wo nicht.
15 bis 20 Minuten, ehrliche Einschätzung, kein Verkaufsskript
Zuletzt aktualisiert: 5. Juli 2026